（经2010年10月8日理事会通过 2022年12月16日修订）
为使基金会科学规范、健康稳定、高效有序地运行，特制定本制度。
一、基金会的所有证照、牌匾、文件和日常办公文件、资料、档案、宣传、公示等管理制度：
1、办公室负责各种文件、材料（含纸质、电子、影像）、通知、公告和有关会议纪要等的起草、打印、分发、上报、存档等工作。
2、凡上级单位下发的文件，由办公室专人签收登记，并根据领导的处置批示，由办公室具体负责落实；个人信件、资料，一律交收件人亲自拆封。
3、各部门或专管人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。凡参加会议带回的文件，应及时作好登记、按分管领导的批示办理后，妥善保管。
4、严禁文件、资料丢失。如需借阅，按有关规定办理借阅手续。不得遗失、转借、涂改、拆散、损坏和翻印。秘密级文件须经领导批准后方可借阅。
5、文件、档案需及时分类整理、立卷归档。立卷时必须在档案封面上清楚地标明题目，本着利于查找、利用的原则，按顺序编号排列，准确地做好文件索引。
6、有保存价值的文件要及时登记、归档，无保留价值的文件由办公室定期登记目录备查，负责人审签后销毁。
7、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全完整。
8、职工调动时，应将文件、档案清理移交。
9、对于重要的来文、发文必须严格履行“公文收发”阅办手续，在阅办卡中载明来文、发文部门、文件名称、文号、收发时间、收发人、负责人的批办意见等。
10、基金会法人登记证书、慈善组织公开募捐资格证书、中国社会组织评估等级证书、公益性社会团体捐赠税前扣除资格批文、非营利组织免税资格批文等，以及与此相关配套的牌匾按规定悬挂、公开、使用、保管和保存完好、到期换发等统一由办公室负责。到期换发涉及财政、税务事项的，由财务部负责。
11、基金会的审计、年检工作，由财务会计负责，理事会、及有关部门和人员支持配合。要依法依规、高度负责、早作筹划、确保合格。
12、基金会的劳动纪律、对外宣传、舆情处置、新闻发言人制度的落实及有关会议的筹备、组织、管理和网站的维护、管理，荣获的锦旗、奖状、奖牌的保管与完好等统由办公室负责。
13、本基金会信息公开严格执行慈善组织信息公开办法，确保公开的信息真实、完整、及时。其中，年度工作报告、审计及财务报告、公开募捐情况等除在自媒体公示外，还需财务部在管理部门规定的公示平台进行适时公示。
14、财务部须将完整的纸质财务会计报表最低每季度向主管领导报送一次；本会的财务负责人为在财税等部门审核通过、登记认可的财务会计人员。
15、基金会工作人员的身份信息未经本人同意而被提供或泄露的，依相关法规追究当事人责任。
二、物资管理制度
1、物资分类及使用
物资分为低值易耗品、贵重物品等实物资产。所有物品应由专人管理。凡需借用，要填写物品借用单，并由相关领导签字认可。借用物品应及时，发生损坏或遗失的，应由责任人照价赔偿。发放、领用、损耗的物品必须办理合规手续。
2、物资采购
办公用品原则上由办公室统一采购，单价500元以上的物品经领导同意后，方可购买。
3、报销规定
严格执行财务管理制度。购买物品的开支，应填写包含名称、数量、价格的请购明细单。采购办结后，二日内持正规票据完成报销。
4、接收捐赠的物资、为落实项目采购的物资等必须严格履行验收、入库，出库、资助、签收等合法合规手续，否则，一切法律责任和经济责任均由当事人承担。
三、办公会议制度
本基金会的各类会议由办公室负责组织。
1、办公例会不定期举行（至少半月一次），特殊情况由领导按工作需要决定召开时间。
2、会议主要内容：①传达有关文件、会议精神；②评估总结近期工作，对下一步工作进行安排和部署；③其它需要协调解决的问题。
3、因故不能出席的人员，需提前向办公室请假。
4、与会人员在会上要畅所欲言、各抒已见。允许有不同观点或保留意见，但会上一旦形成决议，就要认真贯彻执行。
5、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未能正式公布以前，不得私自泄露会议内容。
四、保密工作制度
1、建立健全保密工作机制。全体人员要严格遵守《保密法》的规定。
2、搞好机要文件和保密资料管理。建立兼职机要档案员负责制度，所有机密、秘密文件及内部资料要指定专人集中保管，建立严格的收发、登记、分送和催办制度。机要文件原则上不准复制。
3、提高日常工作保密意识。凡需要保密的各种信息资料，必须限制打印地点和份数，并打出“内部资料、注意保密”的字样。向外发送时，必须按照规定范围分送，不得任意扩大分送范围。向外宣传的稿件，办公室先行拟稿、相关领导审核同意，方可对外发布。
五、安全保卫管理制度
（一）电源安全管理制度
1、严格电源管理，电线和电器设备必须规范应用，由专业电工安装、维修。不准超负荷作业，不准使用不合格的保险装置。
2、定期进行电线绝缘检测，发现线路老化、破损、裸露、绝缘不良、短路等现象，必须及时更新、维修。
3、使用电热器具，必须在指定地点，不准随便移动。
4、下班离开办公室前，必须关闭所有电源。
（二）防盗管理制度
1．经常对职工进行法规教育，增强法制意识。
2．建立健全安全防范措施，不给不法分子可乘之机。
3、严管办公室钥匙，不得随意借给他人。
4、严格值班制度。
5、下班时关窗锁门。
6、重要地方应安装监控、报警等设备。
7、临时聘用的安保或志愿人员，需经过思想品德、身体素质等审核后方可上岗。
8、带有现金的车辆，路途除办理业务，不得随意改变路线单独活动。沿途保持高度警惕，驾驶人员不得随意停车或打开车门，不得搭载与工作无关的人员。
（三）火灾报告和处理制度
1、火情重在预防，常抓不懈。各种消防器材要按规定配足、配齐，定期检查维修，保证方便使用。要放在指定位置，设有明显标志，周围不得堆放任何物品和杂物。
2、发生火情时，立即利用就近灭火器材实施扑救，并根据实际情况迅速向119消防队报告。
3、情况处理完毕后，恢复各种消防器材正常运行状态。
4、火灾发生后要查清原因，吸取经验教训，避免再次发生。
（四）应急管理
1、将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车站、飞机场、出租车单位的地址、电话、路线等信息置于办公场所明显位置，以备应急需要。
2、遇到紧急、突发事件，要敢于负责，沉着应对。一方面大胆采取应对措施，一方面及时向本会负责人和相关部门报警。
六、值班管理制度
1、值班目的
维护基金会日常工作秩序，及时联络、处理事务。一般以工作时间为责任时间。
2、值班要点
①办公场所保洁情况； ②电话记录、处理、转送； ③领导交办的各项任务。
3、值班规定
①遵守值班纪律，按时交接班，做好交接记录。有事须提前请假。②值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、玩游戏、打瞌睡； ③做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；
④接待来宾外松内紧、热情招呼，不该说的话不说； ⑤值班人员遇有不能自行处理的事项，要及时请示领导；
⑥值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容等；
⑦值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要事宜，提出处理意见；
⑧值班人员要按规定准确填写值班日志。
⑨值班根据实际需要安排；节假日的值班工作，依据相关法规支付加班工资。
七、大事记汇编制度
大事记是记载本基金会在筹建期间和发展过程中所经历的重大事件，做出的重大决策，开展的重要活动以及具有特殊纪念意义或影响的历史资料。是反映和总结基金会事业发展轨迹与经验的重要依据。
（一）大事记编写要求
1．图文并茂，实事求是，不得伪造虚构。
2．文字精练，条理清楚，图像美观、影视规范、记录及时，内容准确。
（二）大事记内容
1．基金会的机构建设情况。包括：筹备情况；成立时间，名称、归属、审批情况；党建工作先进事迹；内部机构设置、变动；办公地址的变迁；主要负责人的任免、变更；内部建章立制及修订变更；工作人员的重大奖励等。
2．基金会的重要会议。包括：支委会和党员大会、理事会、监事会、职代会、重要的办公会、新闻发布会、表彰会、经验交流会、座谈会、研讨会及其它重要会议。
3．基金会的主要工作。包括：基金会组织、资助的重要项目；主办或参与的重大活动；发出的重要文件，做出的重大决策；分支机构专项基金的设立；国内超过50万元人民币的单位捐赠和超过10万元人民币的个人捐赠，海外超过100万元人民币的捐赠以及社会知名人士的捐赠；党和国家领导人（含老一辈领导人）的题词或出席的各种社会活动；省部级党政领导的评价；有影响的报纸、杂志等刊物和电台、电视台对我会报道的原件、录音、视频，有影响的著作、展览、演出、公告、影视；基金会主要投资项目和重大公益工程建设；重要外事活动等。
4．基金会的其他重要事项。业务主管单位和登记管理单位的重要文件；兄弟单位来回学习交流情况；有关领导来基金会检查、指导工作及慰问、表彰情况；党和国家领导人就基金会工作的批示、指示、题词、讲话、撰文、捐款及出席活动情况；荣获的各种荣誉等。
（三）实施办法
大事记由办公室专人负责完成原始资料的收集、录入，年终由办公室整理汇编成册，并同步完成影像数据的处理。尔后，登记归档，妥善保存。
八、附 则
1、本基金会工青妇组织受同级党组织和它们上级组织的双重领导。
2、本制度由秘书处负责全面实施、准确落实。
3、本制度自2010年10月8日起施行；2021年修订。
4、本制度的解释权属于理事会。